NAMA: RUFINA ARISTYANI
KELAS: 2DB14
NPM: 39111113
PENDEKATAN SISTEM DALAM
MEMECAHKAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN
PENDAHULUAN
Suatu pendekatan sistematis untuk
pecahan masalah telah diciptakan yang terdiri dari tiga jenis usaha :
Persiapan
Definisi
Solusi
Dalam mempersiapkan pemecahan masalah,
manajer memandang perusahaan sebagai suatu sistem dengan memahami lingkungan
perusahaan dan mengidentifikasi subsistem-subsistem dalam perusahaan. Dalam mendefinisikan
masalah, manajer bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis
bagian-bagian sistem menurut suatu urutan tertentu. Dalam memecahkan masalah
manajer mengidentifikasi berbagai solusi altenatif, mengevaluasinya, memilih
yang terbaik, menerapkannya, dan membuattindak lanjut untuk memastikan bahwa
solusi itu berjalan sebagai mana mestinya.
PEMECAHAN MASALAH
Dengan kenyataan tersebut, kita
mendefinisikan masalah sebagai suatu kondisi yang memiliki potensi untuk
menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar bisa. Jadi
pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk
menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya. Pentingnya
pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi
pada konsekuensinya. Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan.
Solusi bagi suatu masalah harus mendayagunakan sistem untuk memenuhi tujuannya,
seperti tercermin pada standar kinerja sistem.
Perbedaan antara keadaan saat ini dan
keadaan yang diharapkan menggambarkan kriteria solusi (solution
criterion), atau apa yang diperlukan untu mengubah keadaan saat ini menjadi
keadaan yang diharapkan. Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem
informasi dapat digunakan umtuk mengevaluasi tiap alternatif. Evaluasi ini
harus mempertimbangkan berbagai kendala (constraints)
yang mungkin, baik intern maupun extern / lingkungan.
1. Kendala intern dapat berupa sumber daya yang
terbatas, seperti kurangnya bahan baku, modal kerja, SDM yang kurang memenuhi
syarat, dan lain lain.
2. Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari
berbagai elemen lingkungan, seperti pemerintah atau pesaing untuk bertindak
menurut cara tertentu. Gejala adalah kondisi yang dihasilkan
oleh masalah. Sangat sering para manajer melihat gejala dari pada masalah.
Gejala menarik perhatian manajer melalui lingkaran umpan balik. Namun gejala
tidak mengungkapkan seluruhnya, bahwa suatu masalah adalah penyebab dari suatu
persoalan, atau penyebab dari suatu peluang.
STRUKTUR MASALAH
Masalah terstruktur terdiri dari elemen-elemen dan
hubungan-hubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah. Masalah
tak terstruktur berisikan elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar
elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah. Sebenarnya dalam suatu
organisasi sangat sedikit permasalahan yang sepenuhnya terstruktur atau
sepenuhnya tidak terstruktur. Sebagaian besar masalah adalah masalah
semi-terstruktur, yaitu manajer memiliki pemahaman yang kurang sempurna
mengenai elemen-elemen dan hubungannya. Masalah semi-terstruktur adalah
masalah yang berisi sebagian elemen-elemen atau hubungan yang dimengerti oleh
pemecah masalah.
PENDEKATAN SISTEM
Proses pemecahan masalah secara
sistematis bermula dari John Dewey, seorang profesor filosofi di Columbia
University pada awal abad ini. Dalam bukunya tahun 1910, ia mengidentifikasi
tiga seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan masalah suatu kontroversi
secara memadai yaitu:
1. Mengenali kontroversi
2. Menimbang klaim alternatif
3. Membentuk penilaian
Kerangka kerja yang dianjurkan untuk
penggunaan komputer dikenal sebagai pendekatan sistem . Serangkaian
langkah-langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa masalah itu
pertama-tama dipahami, solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang
dipilih bekerja.
TAHAP PEMECAHAN MASALAH
Dalam memecahkan masalah kita
berpegangan pada tiga jenis usaha yang harus dilakukan oleh manajer yaitu usaha
persiapan, usaha definisi, dan usaha solusi/pemecahan.
Usaha persiapan, mempersiapkan manajer untuk memecahkan
masalah dengan menyediakan orientasi sistem.
Usaha definisi, mencakup mengidentifikasikan masalah
untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.
Usaha solusi, mencakup mengidentifikasikan berbagai
solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih salah satu yang tampaknya terbaik,
menerapkan solusi itu dan membuat tindak lanjutnya untuk menyakinkan bahwa
masalah itu terpecahkan. Sistem informasi berbasis komputer atau CBIS dapat
digunakan sebagai sistem dukungan (support systems) saat menerapkan
pendekatan sistem.
FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI
PEMECAHAN MASALAH
Tiap manajer memiliki gaya pemecahan
masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam
merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi dimana
manajer bekerjasama menemukan kejanggalan dari hasil informasi.
Merasakan masalah
Manajer dapat dibagi dalam tiga
kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah(problem solving
styles) mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.
Penghindar masalah (problem avoider), manajer ini
mengambil sikap positif dan
menganggap bahwa semua baik-baik saja.
Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau
menghindarinya sepanjang perencanaan.
·
Pemecah
masalah (problem
solver), manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika
timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.
·
Pencari
masalah (problem
seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.
·
Mengumpulkan
informasi
·
Para
manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan informasi
(information-gathering styles) atau sikap terhadap total volume informasi yang
·
tersedia
bagi mereka.
·
Gaya
teratur (preceptive
style), manajer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring
segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
·
Gaya
menerima (receptive
style),
manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi
tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.
·
Menggunakan
informasi
·
Manajer
juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan
informasi (information-using styles), yaitu cara-cara
menggunakan informasi untukmemecahkan suatu masalah.
·
Gaya
sistematik (systematic style), manajer memberi perhatian khusus untuk
mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.
·
Gaya
intuitif (intuitive style), manajer tidak lebih menyukai suatu
metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan
situasi.
CONTOH KASUS:
1.
Perancangan atau
pembuatan SDM Pendidikan bermula dari masalah yang muncul dari lembaga pendidikan.
Sebutkan masalah apa saja yang sering dihadapi oleh lembaga pendidikan sehingga
membutuhkan SIM. Uraikan dengan menggunakan kerangka pemecahan masalah (problem
solving), yang terdiri dari: masalah, standar, yang telah terjadi, alternatif
pemecahan masalah, dan solusi.
PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Masalah-masalah yang sering dihadapi oleh lembaga pendidikan sehingga membutuhkan SIM diantaranya adalah data pendaftaran siswa baru, data alumni atau lulusan, data siswa pindahan, pengelolaan keuangan, kegiatan proses pembelajaran, pengelolaan perpustakaan, administrasi kepegawaian yang meliputi data guru dan karyawan maupun data mutasi guru, kegiatan ekstra dan intra kurikuler siswa, hubungan dengan Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota dan Dinas Pendidikan Provinsi serta hubungan kemitraan dengan dunia usaha dan industri. Dengan adanya SIM (Sistem Informasi Manajemen) maka manajemen pendidikan di sekolah dapat dilakukan dengan lebih mudah terkontrol. Hal ini akan lebih baik jika SIM dirancang sesuai dengan standar Jardiknas. Penggunanan SIM dalam dunia pendidikan sudah tidak bisa ditawar-tawar lagi karena pesatnya pekembangan tekologi. E-Commerce, E-Government, E-Education, E-Library dll yang berbasis elektronika. Sehingga SIM Pendidikan menjadi faktor penting untuk meningkatkan pelayanan sekaligus penghematan bagi pendidikan dan kini telah menjadi salah satu standar mutu sebuah pendidikan. Otomatisasi/komputerisasi sistem pelayanan dan sistem informasi manajemen merupakan solusi yang tepat untuk memecahkan masalah ini. Banyak lembaga pendidikan dan pendidikan itu sendiri telah mendapat manfaat dari perkembangan teknologi ini. Dengan kemajuan perkembangan pendidikan di Indonesia, baik dari aspek administrasif atau teknologi, maka proses pelayanan pendidikan di Indonesia dapat berlangsung secara efektif dan efisien. Untuk mengembangkan mutu pendidikan dibutuhkan beberapa fasilitas pendukung. Salah satu fasilitas pendukung tersebut adalah aplikasi teknologi informasi dalam bidang sistem informasi manajemen pendidikan. Oleh karenanya lembaga pendidikan dituntut untuk cepat tanggap merespons costumer(peserta didik dan masyarakat) dengan memberikan informasi yang mudah diakses, cepat serta transparan. Solusi sederhananya adalah dengan membuat web blog. Web blog adalah website pribadi yang menampilkan informasi, ide, dokumen maupun link intenet yang gratis. Pada perkembangannya blog juga dapat dijadikan sarana promosi barang atau jasa. Kelebihannya antara lain satu posting blog dapat dibaca oleh pengunjung blog yang tak terbatas dan dapat memberikan respon terhadap posting blog melalui koment yang dapat dituliskan pada blog tersebut. Lembaga pendidikan dapat menekan biaya pembuatan website, aplikasi web serta hal-hal yang rumit tentang HTML yang kurang dipahami oleh staf lembaga pendidikan. Tidak akan ada lagi brosur yang terbuang percuma serta tidak perlu keahlian khusus untuk memposting artikel atau membuat blog. Bila lembaga pendidikan mempunyai modal yang cukup besar bisa ditambah dengan pembuatan website sekaligus aplikasi E-Learning bagi peserta didiknya. Dengan demikian maka informasi yang ditampilkan akan lebih cepat, akurat, efisien serta ekonomis sehingga anggaran dapat digunakan untuk keperluan lain yang lebih bermanfaat.
